|
Unglaublich, dass es notwendig ist, so etwas auch nur einem sagen zu müssen. Aber es hat sich herausgestellt, dass es einige erwachsene Menschen gibt, die sich dessen nicht im Klaren sind. Da kommen Fragen wie: Einem Freund für geleistete Dienste eine Rechnung schicken? Ein Telefongespräch mit geschäftlich oder auch privat wichtigem Inhalt schriftlich festhalten? Die Antwort lautet: JA!
Im deutschsprachigen Raum ist der Anteil von EPUs (Ein-Personen-Unternehmen) über 50 Prozent gestiegen und der Trend weist weiter nach oben. Jedoch haben nicht alle eine kaufmännische Ausbildung und holen das zur Führung eines Unternehmens notwendige Wissen auch nicht nach. Manchen fehlt sogar das absolute Basiswissen. Dazu gehört, dass man alles schriftlich machen sollte. Wenn der Richter fragt: „Können Sie das nachweisen?“, kommt die Erkenntnis des „Hätte ich doch nur…“ zu spät.
Haben Sie schon mal böse Erfahrungen gemacht,
weil Sie etwas, was Ihnen gar
nicht sooo wichtig erschien,
nicht schriftlich nachweisen konnten?
Ein Bekannter, nennen wir ihn Peter, schrieb: Ein Freund, nennen wir ihn Joe, wäre zwei Monate lang Untermieter in dem von ihm gemieteten Geschäftslokal gewesen und schulde ihm seit bald einem halben Jahr € 2.000.
Ich habe gefragt: Haben Sie Ihrem Freund 3 Mahnungen geschrieben. Erst dann können Sie mit dem Anwalt drohen und klagen.
Es hat sich herausgestellt, dass Peter mit Joe keinen Untermietvertrag und ihm auch keine Mietvorschreibung gesandt hatte. Es gab nichts schriftlich.
Wenn es um Geld geht, hört sich Freundschaft auf.
Im Geschäftsleben zählt nur was schriftlich nachweisbar ist. Und gerade mit Freunden muss man alles schriftlich machen, denn vor einem Richter können Sie nicht sagen: „Aber er ist doch mein Freund.“ Na und?
Ohne eine gültige Rechnung mit Mehrwertsteuer, Rechnungsnummer und Datum, kann kein Geschäftsmann zahlen, auch dann nicht, wenn es der beste Freund ist. Für alles, was man bezahlt, braucht man einen Beleg für die Buchhaltung und das kann nur eine gültige Rechnung sein. Auch Sie können nichts zahlen, ohne eine gültige Rechnung zu haben. Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, können Sie sie als uneinbringliche Forderung abschreiben.
Die Gesprächsnotiz
Die Zeit, in denen man per Handschlag einen Vertrag gemacht hat, ist schon lange vorüber. Und schon damals wurden Verträge letztendlich schriftlich gemacht.
Gewöhnen Sie es sich an, alles schriftlich zu machen. Machen Sie nach jeder mündlichen Vereinbarung, auch nach wichtigen Gesprächen per Telefon, sofort eine Gesprächsnotiz. Sie wird auch Aktennotiz genannt. Das kann manchmal auch im Privatbereich von Vorteil sein. Senden Sie diese an den Gesprächspartner und speichern Sie die Notiz mit Datum, Gesprächsinhalt und Name des Gesprächspartners ab. Mit dieser Gesprächsnotiz haben Sie einen Nachweis, so das notwendig werden sollte. Denken Sie daran, dass Ihr Gesprächspartner oder Sie ein wichtiges Detail vergessen können. Und vor Gericht wird die Gesprächsnotiz zum Beweis.
Machen Sie alles schriftlich, auch dann wenn die Sache Ihrer Meinung nach sicher ist. Sicher ist im Geschäftsleben gar nichts! Und sollten Sie sich mal nicht sicher sein, ob ein Gesprächsinhalt wichtig genug ist, um ihn schriftlich festzuhalten, dann machen Sie es schriftlich.
Denken Sie daran, vorbeugen ist besser als draufzahlen.
Schieben Sie es nicht auf, eine Gesprächsnotiz zu machen. Machen Sie sie sofort nach dem Gespräch. Spätestens aber am darauffolgenden Werktag. Vor Gericht ist das Datum einer Gesprächsnotiz und wann Sie sie an den Gesprächspartner gesandt haben, ebenfalls von Bedeutung.
Auch Geld borgt man nur, nachdem man alles schriftlich festgehalten hat. Freunden sollte man kein Geld borgen, denn man kann das Geld und den Freund verlieren. Wäre doch schade!
Als Unternehmer müssen Sie eine Buchhaltung führen. Jeder Geld-Ein- und Ausgang, ob bar oder über das Bankkonto ein- oder ausgegangen, muss schriftlich belegbar sein. Auf diesem Beleg dürfen keine der notwendigen Daten fehlen, sonst kann er nicht verbucht werden. Bei vielen der Rechnungen bekommen Sie die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Größere Anschaffungen werden innerhalb von Jahren abgeschrieben, wodurch sich die Einkommenssteuer reduziert.
Und wenn Sie eine Rechnung schreiben, der wichtige Details fehlen oder die sie erst nach Monaten aussenden, können Sie sie sich unter Umständen an den Hut oder sonst wo hin stecken.
Eine Rechnung muss beinhalten:
• Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Ihre UID und Ihre
Bankverbindung mit BIC und IBAN
• Name und Anschrift des Kunden
• Eine Rechnungsnummer. Es ist egal mit welcher Zahl Sie
beginnen. Wichtig ist, dass die Rechnungsnummern
fortlaufend sind.
• Das Rechnungsdatum
• Sollten Sie Kundennummern vergeben, so auch
die Kundennummer
• Rechnungsbetrag netto, die Mehrwertsteuer und
der Bruttobetrag
• Bis wann die Rechnung zu bezahlen ist. Z.B.: Zahlbar
nach Erhalt der Rechnung ohne Abzug.
Die Wichtigkeit des Datums
Mein Vater hat mir eingeschärft auf jedes Schriftstück und jeden Beleg das Datum zu schreiben. Er sagte: Das Datum ist so wichtig, dass du es auf ein Stück Toilettenpapier schreiben musst, bevor du es benützt. Man muss im Nachhinein nachvollziehen können, wann dieses Stück Toilettenpapier verwendet wurde.
Archäologen hätten große Freude, würde auf jedem Fundstück das Datum zu lesen sein. :-D
Auf jede Rechnung und auf jeden Brief gehört das Datum.
Weder Ihr Steuerberater, noch das Finanzamt akzeptieren eine Rechnung ohne Datum. Vor einem Handelsrichter wird ein Beleg ohne Datum keine Gültigkeit haben.
Machen Sie alles schriftlich, was Ihnen auch nur irgendwie wichtig erscheint.
|
